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防盜防盜是防止人為原因破壞檔案的必要措施。安裝必要的防盜設施，有條件的企業可以采取電子警報裝置，確保檔案的存放安全。防火火災是能夠對檔案造成重大損失的直接隱患。因而，檔案庫房必須在滿足消防要求上采取必要措施做好防護。
在庫房的裝修裝飾上不應采用易燃材料，如一般木料、塑料等，而應使用耐燃、阻燃的材料如防火材料門、耐燃窗簾、電線等。同時應添置必須的消防器材，如滅火器等，有條件的企業還可以加裝消防警報裝置。防霉在炎熱、的環境下，檔案極易發生霉變。
防光光線中的紫外線輻射對紙張中的纖維素和木質素都有很大的直接破壞作用，使紙張強度降低，因而檔案櫥、柜等應安放在避免日光直曬之處，較難避開的，可采用懸掛遮陽窗簾來防止光線照射檔案，也應盡量避免燈光長時間直射檔案。
檔案一旦長霉，霉菌很難除去，滲透到紙張內部的霉菌還會使紙張的牢固性在數天之內降低，因此，檔案應置于通風處，若發現檔案已經生霉，則可用軟刷、干布等蘸取或的酒精擦去霉菌，然后晾干。防蟲檔案一旦被蟲蛀，嚴重者千百孔，不可收拾。
表面靜電噴塑：熱固性粉沫塑料粉。檔案密集架列前寬度500mm，層高310mm，6層。軌道條數按列長（節數）進行分配。3節為兩條軌道5節為三條軌道，7節為四條軌道。以此類推。檔案密集架底盤采用3mm國產優質冷軋鋼板預制式組焊而成，生產時由整塊板材切割折彎而成，底盤結構堅固，互換性好，安裝方便，底盤承重每平方米大于800KG。
在板材焊接加工過程中表面有防護膜貼面，避免出現壓痕、劃痕。在焊接過程中做到無焊點、焊瘤、假焊現象，焊面光潔平整，無尖凸起等缺陷。架體表面處理：全部采用陀灰色環氧塑脂粉末靜電噴塑，噴塑后表面平整、光潔、表面硬度高不易劃傷，耐腐蝕性強，永不裉色，保證不生銹，美觀大方。
檔案密集架導軌安裝后，單根導軸的直線度為大于0mm/m5m中不大于0mm.兩根導軸水平高度偏差不大于0mm/m全長不大于0mm。手動密集架兩根導軌寬度之間的平行度偏差不大0mm/m全長不大于0mm導軌對接處高低差不大于0.3mm。
門縫間隙在工裝保障的前提下，均勻一致在1～2mm之間。各部安裝應牢固可靠，無松動現象，各結構件和架體無明顯變形，密集柜架體無傾斜現象。每標準節組合后外形尺寸（長、寬、高）的極限偏差為不大于正負2mm。
擺放密集柜的檔案室要少開窗戶，尤其是陰雨天氣里，當然假如檔案室里有除濕機那樣，尤其是在空氣濕潤的南方來說，檔案室存放了檔案密集柜后，擁有檔案除濕機是必不可少的。密集柜出廠之前都是經過酸洗磷化然后靜電粉末噴塑而成的。
酸洗是為了除銹、磷化是為鈍化鐵皮表面，這樣已經很好的達到了防銹的目的，雖然這樣處理已經很好，但是夏季濕度較大，檔案密集柜更輕易發生氧化反應，所以檔案密集柜要放在干燥透風處。運輸過程中盡量避免磕碰，防止表面損壞導致柜體銹化。
放置的地面要保持干燥，防止受潮、堿化。放置時要輕拿輕放，保持水平，并且要與墻面保持一定距離。柜體表面要保持清潔。如果表面不潔凈，請先用清潔劑擦拭，再用干布擦拭干凈。避免與酸堿液體，防止柜體被腐化。
木質開放式檔案密集架具有生產工藝簡單，造價低，利用檔案比較方便等優點。但是不利于防光、防塵和防潮等?；顒邮矫芗苁窃跈n案架的基礎上采用軌道把多個架列密集到一起，使檔案在單位面積上的存貯量，節省面積可達50%以上，并有防火、防盜、防塵等優點。
密集架固定列移動列可采用安裝240*128點陣藍底觸摸液晶屏（選裝系統），此觸摸液晶屏能接收由電腦數據庫傳送下來的數據，能自動顯示密集架中溫度與濕度，并能瀏覽電腦中的檔案數據庫，管理人員能直接在此觸摸屏上操作密集架，并可通過查詢到的數據直接打開此區中任何相對應的密集架，方便，快捷。
智能型密集架控制系列是通過計算機發送指令，可對密集架各區，列進行遠程靈活操控（通過點南電腦界面上的模擬圖形能隨意操控實際中的密集架，也可通過數據庫中檔案資料直接打開與資料相對應的密集架）。為了防止由于電壓高低等原因引起觸摸屏損壞使管理人員無法使用電動功能操控密集架，本系統物增設了LED數字顯示數碼管操控裝置，可顯示檔案資料列/節/層信息，按功能與觸摸屏液晶保持同步。
密集架安裝的位置也是有講究的，一不小心就可能損壞儲存的文件，所以儲存時需要注意這幾個方面：，放置空間的環境必須是防水防潮，因為檔案資料大多是紙質的，一旦在的環境內，即使密集架有防潮隔塵的作用，也經不起長期的存儲。
一般存儲文檔的適合溫度是14℃-24℃±2℃之間，相對濕度在45%-60%±5%之間，在這區間的溫度和濕度是有利于檔案長久儲存的。第二，安裝的空間大小是有要求的，安裝密集架對面積的要求很高，空間太小不適合安裝密集架，活動空間不行，對文件的拿取不便。
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